如何整理档案(档案整理归档封面)
卷内集成是《政府档案管理条例》在档案整理方面提出的一个新的理念。档案的整合从整理思路、档案管理、档案编号编制、目录编制等方面对档案资源的整合管理提出了新的思路和新的要求。
1.从整理思路上统一卷件。
卷件作为目前同时存在的两种整理方式，各有其价值和意义。分卷编排在维护文献之间的历史关系和反映文献形成规律方面具有无可比拟的优势。因此，科技档案的逐卷整理和文件档案的逐件整理有其合理性，不宜简单地以卷代替文件或以卷代替件。
实际上，一个卷中的件数和按件排序的件数没有本质区别。因此，卷和件可视为档案整理的两个等级，其中件是基本单位，卷是在件的基础上结合紧密相关的件，以反映一个问题或一项活动(如科技档案)。当然，如果碎片本身基本能反映一个问题或一项活动(如文件、档案)，就没必要组合。按照这种思路，体积和件数并不是两种整理方式的分界线，只是整理层次的区别。所以在卷片融合中，首先要尊重卷片存在的合理性，不能对立。其次，要确立文件作为档案整理的基本单位，统一卷内文件和按文件排列的文件的排列要求，统一卷内文件的排列。当然，在具体整理时，为了避免混淆，同一类目不能采用卷和件两种整理方式。
2.统一卷内文件，从档案管理。
在档案管理实践中，许多单位习惯于采用不同的卷、文分类方法对档案进行单独管理，增加了管理系统开发的负担，人为造成了档案资源的碎片化，同时也增加了档案日常管理、检索、利用和统计的操作难度。从管理的角度来说，统一卷册、统一文件，就是通过统一档案编号、编制统一目录的方式，对同一类别甚至不同类别、不同整理方法的档案进行统一管理，使不同的整理方法不会造成档案资源分散、管理分割。
3.统一卷内和各部分的编档号。
目前，在文件材料的编制中，采用了以文件编号编制规则(DA/T 13-94)和归档规则(DA/T 22—2015)为代表的两种编号体系，增加了归档负担，影响了文件资源的统一和规范管理，是文件材料一体化的障碍之一。按照上述卷、文统一排列的思路，如果按文件分类的卷、文的排列是统一的，反映文件分类结果的卷、文的档号也可以相对统一。例如，根据《政府档案管理条例》中“档案来源、档案类别、整理分类体系、排列顺序等档案基本属性”的档案编号编制要求，可考虑采用“全宗号-档案类别代号年份/类别号/目录号-保管期限-机构/问题/卷号-档案号-档案号”等通用档案编号结构，统一规划设计卷内、档案的档案编号编制方案。
一体化档案类别代码年份/类别号/目录号-保存期限-机构/问题/卷号-件号
如Z109全总照片2019永久档案第三题第一项，Z109全总科技基建项目01常规30年档案第三项可表述为:
z109-ZP 2019-Y-003-0001
z109-kjjj01-D30-001-0003
4.统一目录编制的卷和件。
卷、文采用不同的目录形式也是目前实现卷、文一体化管理的障碍。按卷排序的文件需要与卷中的文件目录和文件目录同时编译。为了方便查阅，过去有一种做法是将卷宗目录与卷内卷宗目录合二为一，形成全引目录。但全引目录制作复杂，主要满足手工管理的需要，所以没有得到广泛应用。
延续全引文目录的思路，可以考虑添加文件属性(如添加文件标题等。)到每个卷内的文件目录，将文件目录和卷内的文件目录组合起来，形成一个文件目录。在此基础上，档案目录和归档目录可按序号、档号、文号、责任人、档名、档名、日期、密级、页数、备注等项目(可根据需要扩充)进行组织，形成更加规范统一的总档案目录(见下表)。
表通用档案目录示例
序列号
文件号
参考编号
负责人
文件标题
案例文件的标题
日期
安全分类
页数
评论
统一的档案目录有助于数据的标准化、规范化和统一化，对档案目录数据库的建设和便于计算机以不同方式管理和检索档案具有重要意义。可以作为今后档案整理的改革方向。但目前仍需按卷件排列方式编制档案目录、归档目录、归档目录。
