如何做好办公室工作（当代文化研究学者雷学刚佳作《关于做好办公室工作的几点思考》）

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雷学刚

办公室是党政机关、企事业单位的中枢部门，也是领导决策智囊团，更是协调、推进、督察中心工作的执行部。办公室就是要通过办文、办会、办事的基本途径，服务领导班子、服务部门、服务群众，推进集体决定或决议落实，实现领导意图，确保工作质量，促进事业全面、协调、可持续发展。办公室的工作目标任务实现，关键是要把握第一要义、本职核心、基本方法、根本要求。

一、办公室工作的第一要义是服务

服务是发挥综合行政部门参谋助手作用的首端，也是履行中枢职能的末端。离开服务，办公室工作就没有目标方向，也无载体抓手，更无质量效益。因此，服务必须贯穿办公室工作的始终。办公室工作讲满意就是讲服务，办公室工作要实现最满意，一刻也离不开又好又快的服务，我们只有在又好又快的服务中，锤炼素质，历练本领，增长才干，提升能力，树好形象。在具体服务中，应坚持七要:

（一）职能定位要精准。办公室肩负着承上启下、联系左右、协调各方、服务全局的中枢职能，位置关键，任务繁重，使命光荣，责任重大。办公室的基本职能主要是负责单位政策法规，文秘运转，建章立制，中心业务工作的谋划规划，年度工作的计划，具体任务的细化量化，政务运转，对外联络,工作督办等工作。说到底就是办文、办会、办事。当然，办公室工作千差万别，不同的单位对办公室有不同的定位。因此，办公室人员一定要准确站位，到位不越位。

（二）配备人员要精干。办公室工作千头万绪，千辛万苦，很多人不愿干，一般人又干不了。因此，配备办公室的工作人员应坚持宁缺毋滥，宁精勿杂，必须独挡一面，以一当十，做到既会眼观六路，一叶知秋，又会耳听八方，成为信息通，活地图，活档案。办公室人员配备一定要选调政治强、业务精、作风实、会管理、善协调的精兵强将，既要注重有序流动，又要防止青黄不接。办公室上至主任下至一般人员的岗位职责要明确具体，确保事事有人干，人人有事干。坚决杜绝滥竽充数和人浮于事的现象。

（三）办公条件要精美。既要坚持精打细算、厉行节约的原则，适当增加投入，不断完善办公设施设备，改善办公条件，实现办公室工作的信息化、数字化、职能化；又要大力推进办公区域的绿化、亮化、净化、美化工程，为单位干部职工的工作学习创造一个心情舒畅的办公环境。

（四）机制运行要精效。办公室工作千丝万缕，只有建立健全规范有序的工作流程，实行链条式管理,无缝式对接，主动式服务，才能实现高效运转。办公流程要清晰化，按图索骥，实现项目清单化,工作台账式销账，才能横向到边，纵向到底的确保工作不漏项，零失误。办文流程要制度化，发文工作从草拟、校核到签发都要形成制度，确保内容准确无误、文字言简意赅、格式规范标准；收文工作要规范传阅、传批程序，确保运行顺畅高效。办事流程要规范化，调查研究、督查督办、领导交办事项、政务接待、财物管理、政务值班、机要保密等日常工作都要具体规定，做到有条不紊，忙而不乱。

（五）办文精雕细刻要出精品。办文是办公室工作的核心竞争力。办文的最高标准是领导满意和群众喜欢。因为我们的文一定要体现领导的意图、气质、风格、要求，不然，忙了半天，办的文领导不满意，群众不认可。那么，办的文就达不到应有的效果。办文的最低要求是报刊发表。一个好的文，除了领导满意外，至少要有在报刊发表的水平。办文要成为精品必须坚持四有：即：言之有物不空洞、言之有理不肤浅、言之有情不呆板、言之有序不杂乱。办文必须有理论家的风采，写出的文章才既有思想高度，又有实践深度。办文要有文学家的文采，写出的文才会语言清新隽永，又生动精彩。

（六）办会精心仔细要出品牌。所谓品牌，就是国际通行、举世公认、品质高贵。一看会议的名称就知道会议的规格、档次和水准。办会必须从方案制定到会议组织的每一个环节超前谋划、精心策划、周密计划、耐心细化，大到会议讲话、小到席位牌摆放、音响调试等，必须责任到人、各司其职、跟踪问效。通过优质高效和人性化的服务，精心打造会议品牌，全面提升会议质量。

（七）办事精明强干要出形象。形象既是旗帜和标杆，也是方向与动力。办事重点是沟通协调、检查督导、跟踪问效。办事的好坏将直接关系到一个单位的形象与声誉。因此，办事必须具备外交家、演讲家的风采。办事要坚持原则性与灵活性的有机统一，既要看对象、时间、空间和任务，更要看对象的情绪、情趣、性格和气质，切忌千人一面、千篇一律。

二、办公室工作的核心是以人为本

以人为本是科学发展观的核心，也是坚持以人民为中心的发展理念。办公室工作始终围绕人来做服务工作，要牢固树立和落实以人为本和以人民为中心的的发展理念，把握人性需求，促进人的全面发展，彰显人情关怀，营造人文氛围，努力使办公室工作与服务对象的意图尽量同频共振。具体应做到三讲：

（一）服务领导讲人格。办公室要始终围绕本单位中心工作轴转，围绕本单位主要领导转，围绕本单位主要领导抓中心工作转，在服务工作中，既要尊重领导的风格和气质，按领导意图办事，坚决服务领导决策，切实维护领导权威，又要在大是大非的问题上坚持原则，不搞无原则的投其所好，始终保持自己独立的人格和尊严，做到帮忙不添乱、解难不增忧、管家不误事。

（二）服务部门讲人性。办公室更多侧重于单位内部管理与服务，是本单位的信息交汇部和政务信息发布处。因此，办公室要坚持创新管理方式，提高服务水平，实行人性化管理，既不能高悬利剑、苛刻过分，也不能随心所欲、无为而治。要积极培育单位和谐文化，大力推进和谐单位创建，促进内部和谐共处、合作共进。对待单位职工要以干事业为重，坚持奋发有为，由重管理转变为重服务转变，更加自觉、更加主动地为单位职工在工作上铺路搭桥，生活上排忧解难，努力创造一种用事业留人、用感情留人、用适当的待遇留人的良好工作环境。

（三）服务群众讲人情。办公室不管有多忙，为群众服务的传统绝不能丢。对群众要多增加情谊。从事政务服务的同志，要围绕领导所关注的热点、难点、焦点和重点问题，经常到一线广泛深入地调查研究，推动理论与实践的创新，把一线的新鲜经验上升为推动全面工作的思路，把一线的困难矛盾提供给领导决策参考。从事事务服务的同志要设身处地与群众、与一线多接触，增强对一线群众的感情，力所能及地提供优质服务。对到办公室办事的人员，无论是单位同事，还是群众来访，都要始终以诚相待遇、热情服务，让人感到亲切温暖，坚决杜绝门难进、脸难看、话难听、事难办的衙门作风，牢固树立服务至上、群众第一的观念。

三、办公室工作的基本要求是全面协调可持续

全面协调可持续是办公室工作的基本要求。只有客观认识办公室工作面临的新新形势新要求新规范，突出内容的系统性、方法的和谐性和效果的务实性，才能实现办公室工作全面协调可持续发展。具体应该做到三个突出：

（一）突出内容的系统性是办公室工作把握全面的基础。办公室工作大致包括综合协调、政务信息、调查研究、督促检查、文稿起草、公文处理、机要保密、目标考评、会议承办、政务值班、政务接待、事务服务等方面，既涉及政务服务，又涉及事务管理，共同构成一个全面完整的系统。每一项工作都需要冷静的思考、科学的方法和灵活的技巧。我们既要抓好政务服务，又要搞好政务管理，既要推进智力服务工作出新，又要实现后勤服务工作保障有力，使办公室工作平衡推进，全面发展，整体出彩。

（二）突出方法的和谐性是办公室工作把握协调的关键。协调既是一种状态，也是一个过程，更是一种艺术。办公室工作处于协调的中枢，一定要把握协调方法，讲究协调艺术，方能协调有力和到位。从方向上看，纵向协调要在亲合上下功夫，使一个系统、每一条战线、各单位办公室形成一盘棋，亲如一家人；横向协调要在配合上下功夫，搞好左右协调，为本单位营造良好的外部环境；内部协调要在整合上下功夫，协调好领导与领导、领导与职工、职工与职工的关系，发挥整体优势，提高整体效能。从对象上看，要区别不同的人、不同的事，采取不同的方式、方法，或开会协调、或电话通气或发函咨询，或登门通报，或个别商谈，以求收到最好的协调效果。

（三）突出效果的务实性是办公室工作把握可持续的重点。办公室工作无小事，每件小事都连着大事，小事做不好就会酿成大错。因此，办公室工作尤其承受不起亡羊补牢的代价。办公室工作一定要坚持正确的政治方向，恪守忠诚；坚持一切从严、一切从高，注重细节，在实干之中勤于思考，在忙碌之余善于总结，使办公室工作不断得到改进。办任何事情，都要从实际出发，长计划、短安排，量力而行，留有余地，不能寅吃卯粮。要强化节约意识，建设节约文化，倡导节约文明，合理添置办公用品、降低办公用品消磨耗、科学安排公务用车、严格公务接待标准等，大力推进节约型联线建设。

四、办公室工作的根本方法是统筹兼顾

办公室是一个综合办事机构，工作涉及方方面面，必须在统筹下有序推进，在兼顾中从容应对。具体应该做到三个切忌：

（一）统筹兼顾办公室工作切忌只见树木，不见森林。办公室工作牵一发而动全身，不能局限于自己的弹丸之地搞画地为牢，也不能只见树木，不见森林，要准确把握宏观大势，做到自觉服务服从大局。要吃透中心工作，对中央和上级部门的中心工作、重点部署，对本单位工作的热点难点、关键环节，近期抓什么，远期抓什么等，心中随时都要有一张清晰的运行图和坐标系。只有这样，办公室工作才能谋而有略，谋而有备，谋而有术，参到点子上，谋到关键处。

（二）统筹兼顾办公室工作切忌一招不慎，满盘皆输。

这一招不是普通简单的一招，而是在整盘棋中具有成败意义的关键一招。办公室工作点多线长面广，如果眉毛胡子一把抓，不分轻重缓急，工作难以取得突破。要善于抓重点带一般，就是要强化精品意识、精深意识、精细意识、精当意识、精到意识、精准意识、精美意识、精华意识，集中人、财、物，全力以赴抓好重要文稿起草、重要公文办理、重要信息报送、重要事项督办，重要会议和重大活动筹办，确保万无一失、圆满成功，努力实现点上突破、面上开花，整体推进。

（三）统筹兼顾办公室工作切忌千里之堤，毁于蚁穴。任何一个组织的各个部分往往是优劣不齐的，劣势部分往往决定整个组织的水平，这就是木桶原理，木桶装水的容积不取决于最长的一板，而取决于最短的一板。同样，办公室各方面工作也是不平衡的，也有这样或那样的短板。千里之堤，毁于蚁穴。我们一定要始终保持清醒的头脑，善于发现和解决办公室工作中的薄弱环节，采取有力措施，拉长短板。要善于发现办公室队伍中的短板，下功夫重点培养，提高办公室的整体素质；努力提高工作的整体效应；要善于发现办公室各项工作中的短板，下功夫优化内容组合，提高办公室的整体实力。

实践永无止境，创新永无止境。提高办公室人员整体素质和能力，提升办公室工作整体效率不是一朝一夕之功，需要久久为功，坚持不懈，一以贯之。我们只有坚持解放思想、实事求是、与时俱进，勇于变革、勇于创新，永不僵化、永不停滞，不为任何风险所惧，不被任何干扰所惑，就能不断提高办公室工作的服务水平，从而把办公室打造成领导放心、群众满意的核心中枢，这是我们的初心使命，更是我们永恒的追求与目标。